Aviso a los trabajadores autónomos, esto es lo que tienen que hacer con su registro de jornada laboral

Durante las últimas semanas el debate sobre el control horario ha vuelto a ocupar titulares. El motivo: el Gobierno ha puesto sobre la mesa un nuevo reglamento que obligará a todas las empresas a utilizar un sistema digital para registrar la jornada laboral de sus trabajadores antes de 2026.

Un cambio importante que no solo afectará a grandes compañías, sino también a pequeñas pymes y negocios familiares. La medida busca garantizar que cada hora trabajada quede reflejada de forma precisa y accesible para la Inspección de Trabajo, eliminando las tradicionales hojas de papel o los fichajes manuales que hasta ahora seguían siendo habituales.

Qué supone el nuevo registro horario digital

El Ministerio de Trabajo ha publicado un borrador sometido a consulta pública que refuerza las exigencias ya existentes desde 2019. Entre las novedades más destacadas está la obligación de que el fichaje se haga mediante sistemas informáticos, que no se puedan alterar y que guarden los datos al menos durante cuatro años. Además la Inspección podrá acceder de forma remota a los registros para comprobar su cumplimiento.

El objetivo es frenar el fraude en las horas extraordinarias, mejorar la conciliación y aumentar la transparencia en la gestión del tiempo laboral pero para muchos pequeños negocios, este cambio implica un nuevo gasto y cierta incertidumbre sobre cómo adaptarse sin disparar costes.

Cómo afecta a los autónomos

Aquí es donde conviene aclarar un punto clave: los autónomos no tienen la obligación de fichar su propia jornada laboral. Da igual si trabajan desde casa, en un local o visitando clientes. El Estatuto de los Trabajadores no se aplica a quienes desarrollan su actividad por cuenta propia, por lo que no existe deber legal de registrar sus horas.

Ahora bien si el autónomo presta servicios a una empresa mediante un contrato mercantil, esa empresa puede exigirle que fiche mientras dure la colaboración. En ese caso no se trata de una obligación legal, sino contractual. También hay profesionales que optan por llevar un control de sus horas por razones de productividad, conciliación o simplemente para justificar su tiempo ante los clientes.

Los autónomos con empleados sí deben tener control horario

Cuando un trabajador por cuenta propia tiene personal contratado, las reglas cambian por completo. En ese caso está obligado a registrar la jornada de cada empleado y conservar los datos durante cuatro años. El registro debe incluir la hora exacta de inicio y fin de la jornada.

El incumplimiento puede salir caro: las sanciones por no disponer de un sistema adecuado o por manipular los registros pueden alcanzar los 7.500 euros según la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social.

Cuánto costará adaptarse al nuevo sistema digital

Las empresas con trabajadores tendrán que invertir en un software que cumpla los nuevos requisitos técnicos. Las cifras varían, pero los precios medios oscilan entre 30 y 70 euros mensuales para las microempresas.

Por ejemplo Bizneo ofrece un plan básico por 399 euros al año; Sesame tiene uno de 71,25 euros al mes para hasta quince empleados; y Skello parte de 49 euros al mes más una pequeña cuota inicial de implantación.

A medida que crece la plantilla, los costes aumentan. Una pyme con 30 empleados puede superar los mil euros anuales.

La mayoría de estos sistemas permiten registrar entradas y salidas, pausas, vacaciones o ausencias, y generan informes listos para entregar en caso de inspección. También facilitan la planificación de turnos y la firma digital de documentos. Algunos, como Sesame, incluso incorporan reconocimiento facial, aunque solo puede usarse con consentimiento explícito de los trabajadores.